caso no arrojes en saco roto

El siguiente caso se trata de una empresa inicialmente familiar, que há sido comprada en un 55% por una compañía multinacional extranjera, dentro de las políticas de los accionistas esta el crecimiento de la utilidad y la implementación del sistema ERP que tienen todas las filiales. La implementación de este sistema crea un caos dentro de la organización y genera conflictos internos.

A partir de un problema que se genera en la bodega se puede observar como el sistema de información no puede dar solución para poder emitir una simple orden de compra y ordenar unos bultos para poder empacar la mercancia que se encuentra en bodega y evitar que se dañe. No existe capacitación para que el personal pueda ingresar el pedido, y se desconoce el sistema, la herramienta ERP que debería ser un apoyo en la solución del problema se convierte en parte del mismo y ocasiona una perdida grave de mercancia.


Caso de grado presentado por Maria Elisa Posada, Adriana Florez y Mónica Aguirre como requisito de Grado para acceder al título de Especialista en Gerencia de logística promoción XI, Tutor: Profesor Andrés López. Este trabajo es propiedad de la Universidad Icesi.
Santiago de Cali, Diciembre 11 de 2007

caso sobre un sistema integrado de informacon sin piso

NO ARROJES EN SACO ROTO


La compañía “CampoVerde” se dedica a la comercialización y producción de productos agrícolas, los cuales son utilizados para la producción de alimentos.
El gran porcentaje de sus ventas es nacional sin embargo están empezando a incursionar en el mercado internacional con algunas exportaciones a Venezuela y Ecuador.
Cada área de la organización trabajaba como una isla cumpliendo los objetivos del área mas no los objetivos de la organización.
En los últimos tres años se ha presentado un estancamiento en las ventas y el margen de utilidad no es el esperado.
Faltan procedimientos claros en todas las áreas y en el tema de tecnología, donde han comenzado a comprar por comprar, se ven compras de última tecnología, pero sin tener una visión clara de cómo implementarla y aplicarla a beneficio de la organización.
Las personas no han recibido la capacitación adecuada y por lo tanto no confían en el sistema de información que tienen lo que genera reprocesos e inconsistencias en los datos que maneja la compañía.


Collazos (supervisor almacén): Jaramillo , Jaramilloooo!!!!! Donde diablos esta jaramillooo

Jaramillo: Mande jefe

Collazos: Jaramillo usted es ciego o que? No ve que los bultos de concentrado están rotos, no ha visto que se esta dañando la mercancía, a quien diablos se le ocurrió empacar en esos bultos rotos?

Jaramillo nooo jefe, nosotros ya nos habíamos dado cuenta que se rompieron los sacos, no ve que esa maquina empacadora como que se daño y eso no sella bien, nosotros reportamos eso hace como 3 días para pedir unos sacos mientras tanto, pero es que como hay que llenar no se que formato en el computador, y el único que sabe mandar eso es Benítez que se rompió una pierna en el ultimo partido de fútbol, y tiene como 30 días de incapacidad, no hay quien mande esos datos para que traigan el repuesto pa arreglar esa maquina, y así poder reempacar ese material, pues ni modo, nada que hacer…

Collazos: y es que usted cree que nos vamos a quedar parados viendo como se daña la mercancía?, no sea bruto, a mi no me venga a decir nada de ningún formato!!!!! De inmediato me soluciona esto, necesito esa mercancía lista esta misma tarde o tendrá problemas no ve que ese material después de 5 días sin protección se daña y quien asume ese costo ahhh?? Usted???

Jaramillo huyy ahora si se me armo la grande y ahora que hago?, peludo venga hermano… Oiga hermanito ayúdeme que tengo al jefe en el cuello con este problema de los sacos, el jefe me mando a pedir unos sacos dizque porque la maquina que sella los sacos se daño y resulta que sino se hace por ese computador y no se que formato chino que hay que llenar, nadie le despacha a uno nada y aquí nadie maneja eso del computador sino Benitez, que anda incapacitado y no le han colocado reemplazo, ahora que hago?

El peludo: No hombre vaya donde Yayita, que ella le ayuda, eso si vaya todo decente porque sino, allí lo deja esperando

Jaramillo Huyyy donde la piernona, pues de una voy pa allá….y que me deje esperando…mejor así me quedo más rato entretenido.

El peludo: No hombre, no sea bruto, o es que quiere que el jefe lo eche? cuéntele el problema y dígale que el jefe nos va a ahorcar para ver si nos puede ayudar con algo , ella sabe mucho de esa vaina de los computadores, pero vaya rapidito antes que venga esa fiera y nos madree..

Jaramillo: Buenos días Señorita, que pena molestarla

Yayita, Buenas Jaramillo, en que le puedo ayudar….

Jaramillo : no…… pues es que tengo un problema gravísimo, resulta que los sacos donde empacamos el concentrado se rompieron y eso se esta regando por toda la bodega y se nos va a dañar la mercancía, y resulta que mi jefe me dijo que tenia que arreglar eso de inmediato, pero para que me compren unos sacos hay que llenar no se que forma por el computador y resulta que Benítez anda incapacitado y no hay quien meta los datos, y necesitamos los sacos o mi jefe me echa. Y venia a ver que como usted sabe tanto de computadoras y todo eso, pues nos echa una manito y nos ayuda a enviar ese formato para ir por los sacos.


Yayita, noo Jaramillo de mil amores lo ayudaba pero es que usted tiene que entrar a ERP y enviar el formato que tiene autorizado Benítez para pedido de mercancía porque sino, no le despachan nada y yo no tengo autorización para hacer pedido de mercancía de bodega sino de papelería.

Jaramillo Entrar a donde?? ER quee…..ayyy ahora si se me hizo grande……y yo que hago entonces?

Yayita: vea Jaramillo vaya donde el monito ojiclaro de sistemas, el flaquito buena gente de gafas que se llama Andres, y le dice que yo le mando a decir que le ayude, a ver si le puede colaborar porque es que con toda esa implementación que se hizo de la nueva ERP, pues ellos están dando soporte, a ver que puede hacer….

Jaramillo si si yo lo conozco, el esta en el equipo de fútbol, mil gracias Señorita y perdone la molestia yo voy corriendito…

Jaramillo ( en sistemas): Buenas ..buenas el ing., Andres esta por aquí??

Andres Si quien me necesita?

Jaramillo quiubole flaco, yo aquí con un problemonon

Andres entonces Jara, que le paso hombre

Jaramillo Si viera flaco que se nos esta dañando la mercancía en bodega, y pues necesitamos hacer el pedido de unos sacos pa reempacar un material de la bodega por el computador, pero Benítez lo incapacitaron por ese patadon que le dieron, y Yayita no nos puede ayudar, entonces venia a ver si nos podes ayudar o me echan hermano..…

Andres huyyy viejo, pero llego en mal momento, la gerencia nos esta pidiendo resultados del mes para la junta de mañana, y aquí estamos todos alborotados, y mi jefe me tiene del piso…. Porque como andan diciendo que pagaron no se cuantos millones por ese nuevo sistema y a nadie le sirve, pues con mayor razón tiene que mostrarle todos los resultados financieros y los del inventario, usted sabe que donde manda capitán no manda marinero….yo le puedo ayudar en dos días hermano.

Jaramillo EN DOS DIAS?? Nooo hermano, para ese momento ya se daño la mercancía, y a mi ya me echaron….usted me esta hablando en chino yo no se nada de sistemas ni de ERP ni que cosas, yo lo único que se es que tengo que cambiar esos bultos pero para ayer…


Andres huyyy viejo, yo no puedo hacer nada mas….lo primero es lo primero.


Por otro lado…

Collazos (Jefe Bodega Materia Prima): Dr Malacara puedo pasar? es que tenemos un problemita en bodega.

Dr. Malacara (Gerente de logística y Abastecimiento) : Ahora que carajos paso??

Collazos cuenta toda la historia de Jaramillo y lo bultos…

Mas tarde…

Dr Malacara: Dr. Vaca hace mas de 3 meses pedimos los repuestos de la selladora que empaca los bultos para el mantenimiento preventivo que hacemos 2 veces al año y no hemos tenido respuesta, Que esta pasando con esto? necesitamos una respuesta para ayer.

Dr. Vaca (Gerente de compras): Doctor Malacara me coje de sorpresa un momento reviso y ya mismo voy a su oficina con la información..

Minutos después…

Dr. Vaca Pepaaaaa que ha pasado con esta importación de unos repuestos dizque de una selladora de no se que cosa de la bodega, que vino Malacara como un loco a preguntar por eso.., como es posible que no sepa nada de esto.. de acuerdo a lo que me comentaron hace 3 meses están esperando eso…

Pepa Ruiz: Doctor,, la verdad es que eso debía haber llegado hace como un mes, yo llame a Pablo el niño de Comercio Exterior y me dijo que no había llegado todavía… Pero imagínese que apenas hoy recibo su confirmación de que el embarque llego desde el 05 de Mayo, hoy ya es 17 y el muy descarado no me había dicho nada, la ultima confirmación que me envió, era que el pedido estaría llegando el 20 de Mayo por que tenia un retraso, ahora que vamos hacer?, esos repuestos llevan 12 días en Buenaventura, ya se cumplieron los 5 días para poder trasladar la mercancía en DTA al Deposito.

Dr. Vaca Llame ya a ese niñito a ver que nos soluciona.. que problema tan horrible ahora pues no solo no llega la mercancía sino que nos va a tocar hacer mas tramites pa poder tenerla aquí.

Pablo: Hola Pepa, hola doctor, lo que paso fue lo siguiente , tenia un embarque con los repuestos de la compañía , Transportes seguro me había confirmado que llegaría el 20 de este mes por que había un retraso, yo ya le había comunicado esto a producción, pero para cerciorarme de que si llegara el 20, y que no se retrasara mas, escribí ayer pidiendo una confirmación, y hoy me respondió esta vieja lambona de Transportes Seguro, que la mercancía esta en el puerto desde el 05, hace 12 días, no se que hacer, el jefe se va a morir, ya se vencieron los términos de DTA para trasladarlo al Deposito.

Dr. Vaca: Y Pedro el que esta en el puerto todo el tiempo tampoco sabia?, entonces no entiendo para que esta el en Buenaventura, como no se había dado cuenta que teníamos una mercancía allí desde hace 12 días, y nosotros con esa maquina parada., juemadre, pues no se, yo pienso que debe de ir ya mismo y hablar con el jefe, explíquele todo, Pepa Ruiz nos contó que había escrito un correo y los había contactado para que le hicieran seguimiento a esa carga,,, y que les paso es que no están pendientes..entonces pa que los tenemos pa manejar las cargas sino van a leer ni correos, cual es el servicio que su departamento esta prestando a la compañía?

Pablo: Ya revise mis correos y no tengo nada, seguro no llego. Pedro el del puerto no sabia nada, yo le acabo de contar, pues la verdad a el le informo yo las fechas de llegada, igual creo que pudo haber estado pendiente, pero como tiene tanto trabajo, a duras penas alcanza hacer las cosas que le informamos.
Bueno, voy donde el jefe…….

Pablo: Hola Beatriz, el jefe esta?

Beatriz: No mijito lindo, el no esta, acabo de salir de la oficina, pero yo creo que esta en la empresa, no creo que se demore.

Pablo: Betty, lo necesito muy urgente, por favor apenas llegue me llamas?

Beatriz: Claro, yo te llamo

Pedro: Hola Pablo, nada que hacer, dejamos vencer el DTA y debemos nacionalizar aquí en el puerto, debe hablar con el jefe y que mande a alguien hacer esa vueltas aquí en el puerto, yo no me comprometo con eso, usted sabe todo el trabajo que tengo como pa ponerme ahora con esos tramites.

Pablo: Pedro, ahora pa decirle también eso a mi jefe, que problema tan grande, me toca a mi irme hacer esas vueltas. Ahora falta que la SIA nos haga esa vuelta rápido.


Pedro: No hermano, yo confío la información que ustedes me dan, me habías dicho que los dos contenedores llegaban el 20 y no el 05, ahora no me vas a meter en tus despistes.

Pablo: Como me decís eso, cual despiste, sabes con claridad lo que paso, todo es culpa del embarcador, bueno dejemos esto así, voy hablar con el jefe y a tomar una decisión.

Pablo: Betty, ya llego el jefe?

Betty: si mijo, siga.

Pablo: Hola Dr., como ha estado?

Jaime: Hola Pablo lo estaba llamando, allí recibí confirmación de Pepa Ruiz sobre los dos contenedores que llegaron hace 12 días, como es posible que por nuestra nariz pasen 12 días y no sepamos donde esta la mercancía, usted sabe que esto es urgente, en que estaba pensando, esa programación de su viaje al exterior no lo ha dejado trabajar.

Pablo: Dr., mi viaje al exterior no tiene nada que ver, yo no he descuidado mi trabajo, simplemente yo supuse que la carga llegaría el 20 como nos habían dicho.

Jaime: Pablo, cuantas veces le tengo que decir que aquí no podemos suponer, mire lo que paso, supuso algo que llego hace 12 días, como usted sabe ya se venció los términos para trasladarlo al depósito, y ahora que? Mire a ver que va hacer, y si toca, pues salga ya mismo para allá, pero ya mismo, fuera de todo estamos pagando bodegajes por esos dos contenedores, esa mercancía va a salir costosa, y además las pérdidas por tener las maquinas aquí paradas. Pablo, el problema es grave.

Pablo: Yo ya había hablado con Pedro, debemos nacionalizar la mercancía en el puerto, y yo voy para el puerto para agilizar eso.

Jaime: Pablo que cagada, ahora que le voy a decir a los directivos, ahhh solo por su desatención, pues si esa es la única solución, pues déle, por favor copieme en todos los correos.


Pablo: Jefe, como sabe yo ya me voy dentro de 2 días, como Lucrecia queda encargada de mi puesto durante estos 3 meses de licencia, le voy a dar toda la información, no se si usted me autorice a irme con ella para Buenaventura, pues se que de hoy a mañana nos queda eso listo.

Jaime: Pablo haga lo que tenga que hacer pero rápido.

Pablo: Mercedes, ya hable con el jefe, esta muy disgustado, ahora me hizo sentir culpable por mi viaje, que yo no estoy concentrado por estar programando este curso de Ingles, yo creo que cuando vuelva de la licencia que me dieron, no voy a tener trabajo.

Mercedes: Jaime no te preocupes, a lo hecho pecho, ya no hay nada que hacer, deja todo cuadrado y cualquier cosa que necesites con ese tema yo le puedo ayudar a Lucrecia.



REUNION SEGUIMIENTO IMPLEMENTACION ERP GRUPO PRIMARIO



Una vez por semana se realiza la reunión del grupo primario con el gerente general. Esta se realiza en el salón Rockefeller, una sala imponente, con una mesa tallada en madera para 18 personas, asientos muy cómodos, vista hacia la montaña y el bosque, la ultima tecnología , equipada para teleconferencia, banda ancha, video beam, portátil, pantalla retroproyectora, entre otras. Es una oficina elegante, y cerca del asiento del gerente general, que se encuentra en la cabecera de la mesa, existe un escritorio para su secretaria, quien toma atenta nota de todo lo que se dijo en la reunión y envía el acta y los compromisos adquiridos.


Dr. Cienfuegos (Gerente General)

Dr. Malacara (Gerente Logística y abastecimiento)

Dr. Chupacabra (Gerente de Compras)

Dr. Bocanegra (Gerente de sistemas)

Dr. Tacaño (Gerente Administrativo y financiero)

Dra. Presupuesto (Gerente de mercadeo y ventas)





Dr. Cienfuegos: Buenos días a todos, hoy vamos a ser muy conciso pues tenemos varios temas pendientes de la implementación, la idea es que inicialmente sistemas nos va a dar una actualización de cómo va el cronograma de implementación y después cada área nos cuenta como les ha ido con el manejo de cada uno de sus módulos. Cuéntenos Dr. Bocanegra cuales son los resultados con el nuevo sistema implementado

Dr. Bocanegra: Buenos días a todos, como saben terminamos exitosamente la implementación de nuestro nuevo sistema ERP, y se hicieron las correcciones necesarias en los módulos, en este momento estamos trabajando sin problemas. Todas las áreas ya fueron capacitadas y todos los empleados manejan sin ningún inconveniente los módulos lo cual ha facilitado la operación

Dra. Presupuesto (Mercadeo y ventas) Mira Guillermo, yo creo que estas hablando de otra empresa, porque lo que es mi área ni esta capacitada y tenemos todos los inconvenientes del mundo, estuve viendo los datos que nos enviaste por email y que supuestamente arrojo el sistema, y eso esta malo. Aquí en mi cuadro de Excel yo tengo los pedidos que se han hecho y lo que se le han ido despachando al cliente, con los datos que mis vendedores han ingresado, y no se de donde sacaste esos datos.

Dr. Bocanegra: Dra. presupuesto, el sistema lo que hace es precisamente cruzar todos los datos que sus vendedores ingresan al sistema, los pedidos se realizan en forma real, solo pueden ingresar los pedidos reales, hemos realizado inventario real y los datos están acorde con lo revisado, puede hablar con el personal de ventas y rectificarlos usted misma, lo que ocurre es que solamente a final del mes es que los vendedores hacen su cuota, y adicionalmente parece que algunos retienen pedidos hasta el siguiente mes, para así cumplir con la cuota si ya habían cumplido la del mes anterior. Si quiere lo revisamos para aclarar bien los datos.

Dr. Malacara, yo no entiendo nada de lo que ustedes hablan, en mi área realmente todo esta mal, la gente no esta capacitada, solo una persona recibió la información, ahora esta enfermo y yo me quede jodido, no hemos podido despachar por que nadie ha podido pedir los sacos para reempacar, y como aquí nadie ayuda, he tenido a una persona recorriendo toda la empresa en busca de una solución, y nada, y los tuyos de sistemas nos dicen que nos ayudan pero en dos días, como es posible que se pare la empresa por unos bultos.

Dr. Cienfuegos. A ver a ver, como así que se esta parando la empresa por unos sacos?, que pasa con esto, como así que no se ha podido pedir esto



Dr. Malacara. Lo que pasa es que la maquina que sellaba automáticamente saco la mano esta semana y, hace mas de tres meses se envió la requisición de los repuestos para el mantenimiento de este equipo al departamento de compras y a la fecha no tenemos una respuesta
Por ahora lo que hemos hecho es sellar manualmente, pero la última compra fue de muy mala calidad, y no hemos podido volver a hacer otro
pedido con otro proveedor, por que en mi área nadie sabe como ingresar los pedidos al sistema.
Tenemos 3.500 millones tirados en esa bodega, y al parecer a nadie le importa.

Dr. Chupacabra: Ahora la culpa es mía, como ustedes saben estos repuestos se traen desde la China, el transito es de casi 2 meses, eso sin contar si el proveedor tiene la mercancía disponible para el despacho, entonces eso es mala programación, no es mi culpa, además en estos embarques se deben tener en cuenta problemas graves que se nos salen de las manos como el que sucedió en esta importación.

Dr. Cienfuegos, Que es esto? entonces este ERP no sirve es para nada, lo único que nos ha traído son problemas. Si esta cosa no sirve me hacen el favor y volvemos al sistema que teníamos que era confiable, Quien nos va a solucionar entonces esto, todo esto nos ha costado una fortuna y yo hasta ahora no le veo el resultado real.

Dr. Bocanegra: Dr. Cienfuegos, yo se que la inversión ha sido muy alta, pero lleva un tiempo que todo se estabilice, en estos momentos hemos logrado que el sistema este acorde con los datos reales, y obviamente tendremos algunos cambios, pero la tecnología se aplica para mejorar y ayudar las empresas.

Dra. Presupuesto Pues yo no se a que datos reales se refiere, yo se lo que hace mi gente, que es quien cumple los presupuestos y hace las ventas de la empresa. Y los datos que usted arrojo están malos.

Dr. Malacara, Dra. presupuesto, usted sabe que nosotros queremos trabajar en conjunto, si yo se lo que usted esta planeando y cual es su forecast, pues podemos prepararnos y pedir los materiales para seguir con la operación pero cuando me llegan mas del 40% del pedido la ultima semana del mes, es muy difícil para nosotros entregarle en menos de una semana todo su pedido, y cuando no respondemos, resulta que es culpa de mi equipo.


Dr. Cienfuegos: Dra presupuesto, puede ser esto posible? Aquí no estamos para juzgar a nadie, simplemente para mejorar, no tengo que recordarles que nuestros accionistas nos están pidiendo resultados, y aumento en las ventas, y uno de los requisitos fue conectarnos con ellos mediante la ERP y según ellos esto nos servirá para darnos cuenta de muchas cosas… yo quiero que hable con sus vendedores y les exprese todo lo que estamos hablando con usted, rectifiquen las fechas de los pedidos y traten de ponerse de acuerdo sobre el 100% del cumplimiento de las ventas y usted Sr. Bocanegra tendrá que justificar el costo de esta
inversión y que todas las áreas tengan lo que necesitan o le aseguro que aquí van a rodar cabezas esta claro lo que estoy diciendo??????

EN PLANTA….

EL peludo quiubo hermanito como le fue con la piernona…

Jaramillo Naranjas hermano, ahora si estamos fritos, porque ni la piernona pudo hacer nada, ni tampoco el ingeniero andres y ya estamos terminando el día y nosotros con esos sacos rotos. Oiga peludo espero que hayan dejado de reempacar el concentrado en esos sacos con esa maquina dañada.

El peludo usted que me cree tarado? Pos claro que dejamos de empacar en los sacos rotos, el lió es que estamos atrasados, la mercancía la vienen a recoger mañana y nosotros aquí embolatados con esos sacos…..huy ahora ni se que hacer….lo bueno hermano es que el jefe le toco ir a la otra planta y allá se va a quedar todo el día así que no lo vemos sino hasta mañana,….

Jaramillo si pero que hacemos mañana si igual no tenemos los sacos?? Juemadre esto se esta atrasando, pero igual no es culpa nuestra…a nosotros nos dieron los sacos y los empacamos, que culpa tenemos nosotros si esa maquina esta dañada,

El peludo Oiga hermanito no le parece que como que va a caer un lempo de agua…

Jaramillo huy! usted si es ave de mal agüero, mas bien cállese la boca, como se le ocurre que va a llover ahora con este verano y menos con el cuento de los sacos rotos….cállese esa jeta y mas bien venga ayúdeme haber si podemos hacer algo..


Esa noche llueve por cinco horas seguidas desbordándose el rió agua clara, localizado cerca de la planta de almacenaje.



Siguiente Día….


Jaramillo y esta mano de gente en esta bodega?? Huy que es toda esa agua, miércoles, que paso aquí???

El peludo hermano, nos fregamos se salio el rió que queda aquí no mas y nos mojo todo, eso se desbordo con toda la basura que venia, y entro acá a la bodega, y como los sacos estaban perforados, aquí quedamos jodidos, y lo que se había salido de los sacos pos también se perdió mejor dicho ahora si estamos en la calle.

Jaramillo , ahora si se nos hizo, mejor dicho NOS JODIMOS